La Gestione dei Documenti al tempo della Fatturazione Elettronica

Dopo il primo trimestre possiamo dire che la Fatturazione Elettronica è ormai entrata a pieno titolo nella vita delle Aziende Italiane. Questa rivoluzione ha già introdotto nelle nostre Amministrazioni, e introdurrà ancora, notevoli spunti di miglioramento ed efficientamento, portando le Aziende ad essere sempre più Paperless, sempre più Smart.

Queste novità saranno il tema della serie di appuntamenti che ZCS Software Division ha organizzato per i propri clienti (clicca qui per saperne di più) e ne abbiamo parlato con Umberto Rossi, uno degli Evangelist ZCS che stanno accompagnando le aziende in questo processo di digitalizzazione dei processi amministrativi.

Umberto cosa si intende per conservazione elettronica sostitutiva?

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è  il sistema attraverso gli operatori economici possono creare, emettere, gestire, archiviare e conservare fatture elettroniche:  la fattura cartacea diventa fattura elettronica. Questa non ha bisogno di avere firma e timbro, viene sottoscritta con la firma digitale; non ha nemmeno bisogno  di applicare la marca da bollo adesiva, ma l'assolve mediante il bollo virtuale, oltre ad avere una marca temporale (timestamp), che certifica l'orario e data in cui il responsabile ha creato il file elettronico esattamente come attesta la “data certa” del timbro postale. 

Umberto quindi potremo liberare tantissimi armadi e creare spazio in tante stanze…

E non solo spazio, anche risorse… una fattura o un libro contabile devono conservati per moltissimi anni per cui archiviando documento dopo documento, lo spazio fisico in cui contenere tali scritture cresce a dismisura.

Aumentando lo spazio cresce sia la possibilità di perdere qualcosa di importante e di avere una persona a tempo pieno che si occupi dell'archiviazione e della gestione contabile.

Umberto sentiamo parlare di archiviazione documentale e conservazione sostitutiva, sono la stessa cosa?
No, la distinzione è molto netta. L’archiviazione elettronica di documenti è in linea generale il processo che permette di memorizzare su un supporto fisico (PC, DVD, CD, ecc.) un documento informatico e il suo contenuto informativo. Non è disciplinata da alcuna normativa e può essere effettuata ad uso interno per motivi organizzativi, per avere accesso ai documenti in modo semplice e razionale. La conservazione digitale di documenti informatici è disciplinata dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dai relativi decreti di attuazione. Garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preserva nel tempo la sua validità legale. Sostituisce la conservazione su carta anche per i documenti cartacei all’origine; tale processo è successivo all’eventuale archiviazione.  

Conservazione Zucchetti è la soluzione che ti permette di eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto delle disposizioni di legge. Tramite l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, puoi digitalizzare qualsiasi tipo di documento aziendale rilevante ai fini civilistici e fiscali e renderlo immodificabile, non deteriorabile e disponibile nel tempo nella sua autenticità.