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Note spese, organizzazione trasferte. Come un'Azienda Smart organizza il proprio Business Travel? Ne abbiamo parlato con Valentina Ubaldi, PM di ZTravel, che sarà una delle protagoniste del Roadshow Digitalizzare le Risorse Umane a cura di ZCS Software Division

Le spese di viaggio rappresentano una voce di costo importante e spesso trascurato. Valentina  ritieni che le Aziende che incontri “in viaggio” per l’Italia e per il Mondo siano sensibili a questo tema? Quante di esse riescono davvero a quantificare i costi legati al Business Travel?

Negli ultimi 10 anni abbiamo assistito ad una crescente evoluzione del mondo dei viaggi d’affari, sia perché le aziende dovendo fronteggiare un periodo economico non particolarmente favorevole hanno dovuto attrezzarsi con strumenti di monitoring dei costi di trasferta sia perché la delocalizzazione delle aziende verso paesi lontani hanno portato un forte incremento agli spostamenti per lavoro.

Secondo una recente ricerca dell’Aberdeen Group, azienda americana di ricerca e consulenza a livello internazionale:

•     le aziende spendono per la voce trasferte di lavoro mediamente il 3% delle loro Company Revenues;
•     le spese per i viaggi d affari occupano di fatto la 2 o 3 posizione nel ranking dei costi aziendali indiretti.

Quanto una Azienda spende in viaggi per produrre business non è solo "business travel" ma anche "costi di processo", "rimborsi spese", "spese di rappresentanza", "spese di gestione del parco auto aziendale". Avere una visione completa dei costi sostenuti viene oggi definito "mobility management". Avere l’ownership completa di tale gestione significa raccogliere le informazioni, verificarne l’esattezza, confrontarle con budget e benchmark e prendere/suggerire decisioni per migliorarne l’efficacia e l’efficienza.

La gestione dei viaggi di lavoro è oggi una delle aree, tra le spese generali, in cui soprattutto le aziende di medio-grandi dimensioni e di respiro internazionale, maggiormente si focalizzano, per contenerne i costi ed ottimizzarne il processo, nonostante il calcolo effettivo dei costi complessi diretti e indiretti non sia facilmente recuperabile.

Spese di viaggio e Fatturazione Elettronica: cosa succederà il 1° Gennaio 2019 alle Aziende che non si sono ancora preparate a questa rivoluzione organizzativa e amministrativa?

La Legge di Bilancio 205/2017 introduce l’obbligo dal 1 Gennaio 2019 di certificazione elettronica per tutte le fatture , a partire da quelle inerenti a carburante e filiera petrolifere: a partire da quella data quindi le aziende dovranno adeguarsi ai processi di fatturazione elettronica, anche nell’ambito della mobilità aziendale. Si dovrà infatti affrontare il tema di come riconciliare le fatture xml emesse dai distributori di carburante o dai fornitori di servizi Horeca  rispetto ai pagamenti effettuati dai dipendenti e dai relativi rimborsi. Su questo aspetto Zucchetti ha già la soluzione da proporre al mercato: il Digital Hub Zucchetti consente infatti di gestire l'intero processo di fatturazione in modo veloce ed efficiente, dalla generazione delle fatture all’invio allo Sdi fino alla conservazione digitale, mentre le soluzioni ZTravel e ZcarFleet metteranno a disposizione l’integrazione con la piattaforma per fornire alle aziende una soluzione end to end, dal pagamento alla riconciliazione con la fatturazione elettronica alla conservazione digitale certificata dei documenti.

Nel prossimo numero di #ZCSBlog capiremo come gestire il Business Travel nell'epoca dei Millenials.